Dear Associate Members,　日本語のご案内が後に続きます

I hope this email finds you well and rested after the Golden Week holidays. I just wanted to update you on conference preparations and ask for your advice / help.

JALT2022 in Fukuoka Preparations:

1. A committee member made 2 short videos  ( video #1 and video #2) of the site. They are brief and video #2 shows facilities for people with special needs. Also, this is the Fukuoka International Congress Center  site website that shows you details of the presentation rooms and the dimensions of the EME on the 2nd floor.

2. Proposed EME floor plan: We plan on having the EME  as the hub of a JALT activity at the conference.  Booth space for AMs/  Affiliates / SIGS / JALT officials, needed to be accommodated along with social distancing regulations. Thank you to the AMs that gave us advice as to which would be the best design for this large space. We decided to compromise and utilize the following design. (sorry this is a little blurry, 86 – 2 m x 2m booths can be accommodated)

As you can see we will have space for networking, device charging, water refill areas and  a coffee/ drink vendor. The lobby will have 8 Poster presentations to accommodate 4 poster sessions and  access to the food vendor trucks outside, lined up along the building. Just a note that the Sumo November tournament will be starting November 13 and that venue will be next  to our venue,  the Fukuoka Congress Center. In addition, the Fukuoka Marathon will be on November 13. There will be a lot of activity in the area. We advise you to make your hotel reservations as early as possible.

Your advice / recommendation:

1. JALT Jr has spaces for 2 tables in the lobby of the 4th floor for an AM to rent for this part of the conference.  We will keep you updated to this proposal.  Prices have not been determined yet.

2. The conference scheduling committee will try to “theme” presentations into specific rooms    (listening, extended reading, etc.). This offers an opportunity for an AM to rent a table in the hallway outside the presentation room to display skill specific material. This can be rented on an hourly / daily basis. Would you be interested in such an opportunity?

3. Conference bags. JALT has decided to offer a conference bag that can be used for everyday life. We would like to offer a bag made of cotton and strong enough to hold books / groceries. The size would be approximately 35 x 40 cm. We would like the JALT logo imprinted, along with something related to Fukuoka ( like a small strip of Hakata ori textile). We are looking for “reasonably priced” vendors and, of course a sponsor ( your logo will be put on the bag) . If the price is too high, we can share sponsorships. Your ideas are very much appreciated. We would need approximately 1500 bags.

4. Conference face masks. International conferences are offering an “official” face mask with the conference logo recently. We would like to offer a mask with the JALT logo and a sponsor name. Does anyone know a vendor that can supply these masks. We would need approximately 1500 masks, solid color with a logo on one or both sides.

I am sorry this message is long. I just want to make sure you are kept up to date on conference planning. As always, thank you for supporting JALT. Be well.

Kind Regards,

Susan Meiki  JALT Business Manager

Miho Tajima  AM Liaison

 
 
 
ビジネス会員の皆様へ
 
ゴールデンウィークの休暇を終え、皆さまお元気でお過ごしのことと思います。さて今回はJALT2022大会の準備状況についてお知らせするとともに、皆様からのアドバイスやご協力をお願いしたいと思います。
 
JALT2022の準備状況
1. 会場の様子を2本の短いビデオ  ( video #1 and video #2)  にまとめました
ビデオ#2は、特別なニーズが必要な方のための施設です。また福岡コンベンションセンターのサイト (site website)では、プレゼンテーションルームの詳細や2FのEMEの大きさなどが紹介されています。
 
2. EME のフロアプラン案
EMEは大会の拠点です。 AM/アフィリエイト/SIG/JALT関係者のブーススペースは、感染予防対策の規定に合わせて設置する必要があります。このスペースにどのようなデザインが最適なのか、意見を下さった方々に御礼を申し上げます。つきましては以下のデザインを採用いたしました。2 m x 2 m を1単位として、86ブースが設置可能です。
 
＊＊上図をご覧ください。
 
ご覧のように、ネットワーキング、デバイスの充電、水補給エリア、コーヒー/ドリンクベンダーを設置する予定です。ロビーでは4つのポスターセッションに対応する8つのポスタープレゼンテーションが行われ、建物外側にはフードトラックが設置される予定です。会場に隣接した場所で11月13日から大相撲11月場所が始まり、さらに11月13日には福岡国際マラソンがあります。宿泊等の計画はお早めに設定していただくことをおすすめします。
 
 
ご意見・アドバイス募集
1. JALT ジュニアが開催される4階ロビーには、2テーブルが置けるスペースがあり、ビジネス会員の皆さまのご利用を検討しています。価格等詳細については、おって発表いたします。
 
2. プレゼンテーションのテーマ別に特定の部屋（リスニング、エクステンデッド・リーディングなど）を割り当てています。プレゼンテーションルーム外の廊下にテーブルを配置し、テーマに合った資料を展示するスペースを1時間または1日単位で提供することを考えております。このようなスペースにご興味はおありですか？
 
3. 大会バッグにつきまして。本年の大会では、日常生活でも使える大会バッグを提供したいと考えております。布製で本や食料品を入れるのに十分な強度のバッグを提供したいと思います。大きさは約35×40cm位で、JALTのロゴと、福岡に関連するもの（博多織の帯など）を入れたものを想定しています。作成に関してリーズナブルな価格で請け負ってくれる業者をご存じでしょうか？そしてもちろんスポンサーになっていただける会員様を募集しています（バッグにロゴを入れる予定です）。価格によっては、スポンサーをシェアすることも可能です。皆様のアイデアをお待ちしています。バッグは約1500個必要です。
 
4. 大会マスクにつきまして。 昨今国際会議ではロゴ入りの公式マスクが提供されているようです。そこで今大会では、JALTのロゴとスポンサー名を入れたマスクを提供したいと考えています。このようなマスクを制作してくれる業者をご存知ですか？マスクは約1500枚必要で、無地、片面または両面にロゴ（JALTとスポンサー名）が入ることが理想です。
 
長いメッセージを最後までお読みいただきありがとうございます。皆さまのご意見、アドバイスをお待ちしております。どうぞよろしくお願いいたします。
 
JALT ビジネスマネージャー　明木スーザン
ビジネス会員担当　但馬みほ