JALT2019 Important Information regarding the Conference 大会に向けての重要なお知らせ (sent October 8, 2019)

Dear Associate Members,  【日本語のお知らせが後に続きます】
 
This email is to inform you of the following details regarding the JALT2019 International Conference and Educational Materials Exhibition (EME).
 
1)  Reminder for Conference Bag Inserts
2)  Logistics—Setup Time
3)  IMPORTANT* Shipment from the Conference Site
4)  Coffee / Tea Coupon Offer 
5)  EME Layout with Equipment
6)  Registration for Associate Members
7)  Sponsors Slideshow Draft
 
 
 
1) Reminder for Conference Bag Inserts  
 
This is a friendly reminder for domestic Associate Members that the deadline for the space reservation is October 18
This year again, we would like to have your understanding and cooperation by shipping all the materials to Watanabe Ryutsu BBD by October 29. (October 22 for overseas advertisers). If you haven’t sent the delivery request form to Watanabe Ryutsu, please do so by filling in your information at:
 
  • Number of copies to send: 1,800 copies.
  • Image of your flyer/brochure: Please also send us images of the face (indicate size and the number of pages) to am@jalt.org by October 25
The application form can be found on the last page.
 
 
2) Logistics – Setup Time
 
Friday, November 1
12:00 pm ~ : Carry in by Watanabe Ryutsu to EME
2:00 pm ~ 6:00 pm: Booth setup 
 
If you use delivery by other Takkyubin services, please send your materials to:
 
WINC Aichi (8F Exhibition Hall)
Address: 4-4-38 Meieki, Nakamura-ku, Nagoya-shi 450-0002
Phone: 090-1014-4598 (Susan Meiki)
 
If a representative from your organization can be at your booth after 2:00 pm on Friday, please write her/his name and contact phone number instead of Susan’s.
 
Write on the label:
  1. Organization name
  2. Your booth number 
 
Designate delivery time between 2:00 pm and 6:00 pm
Susan Meiki, the EME Coordinator, will be on site from Friday morning to coordinate early deliveries.
 
NOTE 1:
The EME will be open to Associate Members after 2 pm on Friday, so please arrange to have your shipment arrive after this timeBe sure to write your organization name and booth number clearly on your packages. Please also be aware that we cannot assume responsibility for supervising your materials. For that reason it is important to have one of your staff at your booth when materials arrive.
 
NOTE 2:
Please do check your booth number on the layout at https://associates.jalt.org/en/system/files/EME_booth_with_equipment_1.pdf and label your boxes accordingly. Please keep your takkyubin label receipts with the tracking numbers in case we need them.
 
NOTE 3:
If you would like to apply for Watanabe Ryutsu’s pick-up service and have not already done so, please contact Watnabe Ryutsu directly at your earliest convenience. The request form is available at the last page of the information above in 1).
 
 
3) IMPORTANT* Shipment from the Conference Site
The EME closing time on Sunday is earlier this year; it is 4 pm. Please understand that you have agreed to continue until 4 pm according to the JALT2019 Terms of Agreement:
 
“Do not start taking down your booth BEFORE closing time of the EME on Sunday. AMs are expected to continue their full display during the EME period. If a special case requires early breakdown, the AM is expected to notify JALT and receive approval prior to the beginning of the conference. Early breakdown of EME displays could affect booth allocation procedures for the AM for the following conference year."

 

For AMs using Watanabe Ryutsu, they will start collecting your boxes and equipment from 4:30 pmFor more details, please read the Watanabe Ryutsu Delivery ServiceInformationin 1). 

 
You are also able to use Yamato takkyubin(NO Sagawa again this year) to pick up packages at the venue.However, other big events are happening at the same time, which may cause elevator congestion (there are only two elevators at the venue). Furthermore, WINC no longer offers a pick-up service from the EME (8F) to the Takkyubin service counter (18F), so you are expected to take all the boxes upstairs by yourselves.

For this reason, we strongly suggest that you use Watanabe Ryutsu pick-up service to avoid the hassle. 
 
 
4) Coffee / Tea Coupon Offer 
 
We would like to offer any Associate Member a chance to sponsor cups of coffee and tea to the participants as a way to show your appreciation. JALT will provide beverage coupons which you can purchase and give out at your booths. 
 
1 beverage coupon: 150 yen (tax included) One coupon is for a 200 ml cup of coffee/tea. **The regular price for coffee/tea is 200 yen.
Please specify the number of coupons you would like to order.
Request Deadline: Friday, October 18
 
Coupons will be delivered to your booth on Friday, November 1 between 2 pm and 7 pm with your conference name badges. 
JALT will include the cost of the coffee coupons in the Conference Invoice which is sent to you after the conference. 
 
 
5) EME Layout with Equipment
 
At the following link - <https://associates.jalt.org/en/system/files/EME_booth_with_equipment_1.pdf> - please find all the latest EME layouts at the international conference. The map contains the most recent equipment markings for all exhibitors. Please check if your requested number is correctly noted. 
 
 
6) Registration for Associate Members 
 
When you arrive at the site, please go directly to your booth. Conference badges are not required to enter the site and registration is not necessary as JALT has already registered you unless you have arranged with us to receive your badges at the Registration Help Desk. The conference badges and bags will be distributed at your booth during your preparation from 2pm to 7pm on Friday, November 1
 
NOTE:
EME-only (marked as “Display”) badges do not entitle staff to access the presentations at all, and if EME-only badge holders are found in the presentations areas including plenaries, the AM will be billed for that person at the full conference attendee rate.
 
Also, as we have announced, there is no WIFI available in the EME area this year.
 
 
7) Sponsors Slideshow Draft 
 
At the following link - https://www.dropbox.com/s/fve2ptqil373cq1/2019_ceremony_slides.pdf?dl=0 please find a PDF of the Associate Member introduction for the JALT2019 slideshow. This slideshow will be displayed at the opening ceremony and before other plenaries if time allows. Please check if your organization's name and logo are printed correctly. If there are any errors, please let us know by Friday, October 18
 
 
If you have any queries or concerns regarding the above, please do not hesitate to contact us at <am@jalt.org>.
Thank you for your cooperation, and we look forward to working with you in ​November. 
 
 
Sincerely,

Susan Meiki, JALT2019 EME Coordinator

Cory Koby, JALT Business Manager
Miho Tajima, Associate Member Liaison
 

 

**********
AM会員の皆様
 
JALT2019の開催に向けご支援いただきありがとうございます。
本日は大会に向けて以下の重要なご案内がございますので、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
 
1) 大会バッグ封入広告について
2) 会場展示品設営について
3) 重要:会場からの搬出について
4) コーヒー/紅茶クーポン券のご案内
5) 教材展示会の備品数入りレイアウト
6) AM会員様の大会登録 
7) スライドショーの上映について
 
 
------------------------
 
1) 大会バッグ封入広告について
 
大会バッグ封入広告の締切が迫っております。
広告のお申込みは10月18日(金)が締切日です。
(国内のお申込みのみになります。海外からのお申込みは締め切らせていただきました)
今年も封入素材の納品先はワタナベ流通となります。
国内の方は、10月29日(火)、海外からは10月22日(火)までの必着にてご配送ください。
お申込書は上記リンクの最終ページにございます。
 
 
2) 会場展示品設営について
 
設営:11月1日(金)
ワタナベ流通による展示会場への荷物搬入は1日午後12時からになります。
会員の皆様によるブースの設営は、午後2時から6時までの間にお願いいたします。
 
ワタナベ流通以外の宅配便サービスによる展示品の配達は下記の要領でお願いします。
 
送付先:〒450-8002
    名古屋市中村区名駅4-4-38 
    ウインクあいち (8F 展示ホール)
               Tel: 090-1014-4598(Susan Meiki)
 
貴団体の代表者が会場にいらっしゃる場合は、連絡先電話番号を担当者様の番号にしてください。
 
送り状記載事項:1. 貴団体名
        2. ブース番号
 
配達指定時間:11月1日(金)午後2時〜6時指定
 
【注意1】
JALTは個別にお荷物を管理することはできません。
またJALTはお荷物紛失等の責任を負いかねます。
どなたかがブースに待機してお荷物をお受け取りいただくようご手配下さい。
 
【注意2】
貴団体のブース番号をいま一度下記リンクのレイアウト図よりご確認のうえ、
お荷物に明記してください。
 
 
【注意3】
ワタナベ流通の搬出サービスをご希望の会員様で
まだお申し込みをされていない場合は、早急に下記までご連絡をお願いします。
 
ご連絡先:株式会社ワタナベ流通BBD 高橋様
takahashi@wataryu.co.jp / Tel 03-4500-9266 / Fax 03-5904-6332
 
 
 
3) 重要:会場からの搬出について
 
会員様のご要望を反映して、本年は日曜日の展示会終了時刻を午後4時30分といたします。
JALT2019年次国際大会についての同意条項(下記をご参照ください)に準じて、
展示は午後4時まで撤去しないことをご了承ください。
 
 
“Do not start taking down your booth BEFORE closing time of the EME on Sunday. AMs are expected to continue their full display during the EME period. If a special case requires early breakdown, the AM is expected to notify JALT and receive approval prior to the beginning of the conference. Early breakdown of EME displays could affect booth allocation procedures for the AM for the following conference year.” (展示会最終日は、終了時間以前に展示ブースの撤去をはじめないでください。特別な場合には必ず大会前にJALTの許可を得てください。事前の許可なく終了時間前に撤去を始められた場合、翌年の大会展示ブース割り当てに影響することをご了承ください。)
 
 
ワタナベ流通をご利用になる方は、
午後4時30分から担当者が準備がお済みのブースから適宜お荷物の撤去を始めます。 
 
お荷物の搬出でヤマト運輸のご利用をお考えの会員様にお知らせいたします。
(本年も佐川急便によるサービスはございません)
JALT大会と同時間帯に他にも大きなイベントが予定されていますため、
搬出用エレベーターが非常に混雑することが予想されます。
またお荷物は8階の展示会場から18階の宅急便受付カウンターまで
ご利用者様自身で運んでいただくことになります。
(以前会場が行なっていた展示会場からの搬出サービスは廃止になりました)
搬出時の手間と混乱を避けるため、弊会ではワタナベ流通による搬出サービスを強くお勧めしております。
 
 
4) コーヒー/紅茶クーポン券のご案内
 
今年も参加者にご提供いただけるコーヒー/紅茶クーポン券を割安でご用意いたしましたので、
ぜひご活用ください。通常価格が200円のところ、150円でご提供いたします。
 
お申込内容:コーヒー/紅茶クーポン券 1枚150円(税込)200mlカップ1杯
お申込先 :JALT事務局 <am@jalt.org>まで必要枚数をご連絡ください。
お申込締切:10月18日(金)
お引き渡し:クーポン券は11月1日(金)の午後2時から7時の展示ブース設営時間中に大会バッジと一緒にお渡しします。
ご請求方法:大会関連費用をご請求する際に加算いたします。
 
 
5)教材展示会の備品数入りレイアウト 
 
ご注文いただいた備品数を示したレイアウトをアップしました。
正しい数が記載されているかどうか、ご確認をお願いいたします。
 
 
 
6)AM会員様の大会登録
 
AM会員様と発表者様ならびにゲストの大会登録手続きはJALT事務局で事前に行いますので、
皆様が当日ご来場の際には受付の必要はございません。会場に到着されましたら、
直接展示ブースへお越しください。入場に際して名札は必要ありません。
 
11月1日(金)の午後2時から7時の間が、展示ブースの設営時間となっておりますので、
その時間内に大会バッグと名札をお配りします。
ただし事前にJALT事務局とのお約束によりRegistration Help Deskでお受け取りされる方は、
受付エリア当デスクまでお越しください。
 
【注意】
名札にディスプレイと表示されているスタッフの方は、基調講演を含めた発表会場には
お越しいただけませんのでご注意ください。
発表会場にお越しいただくためには、登録料をお支払いいただきます。
 
また今回の会場はWIFIの用意がありませんのでご注意ください。

 
 
 
7)スライドショーの上映について
 
JALT2019のスライドショーを下記リンクにアップしました。
 
これは大会の開会式等で参加者にお見せするスライドの一部です
貴団体の表記やロゴマークをご確認いただき、修正や変更等がござましたら、
10月18日(金)までにその旨お知らせください。
 
 
上記に関してご不明な点がございましたらいつでもお尋ねください。
大会に向けてどうぞよろしくお願いいたします。
 
 
 
JALT2019 EMEコーディネーター 明木スーザン
JALTビジネスマネージャー コーリー・コービー 
ビジネス会員担当 但馬みほ